Hässleholms kommun hemligstämplade telefonnummer till elva anställda på tekniska förvaltningen. Även mejladress sekretessbelades till några av dem. Motiveringen var att de kände sig hotade av invånare som ringde och klagade på snöröjning och väghållning. Frilagt överklagade hemlighållandet till kammarrätten, men efter ett halvår uppdagades att kommunen aldrig skickat överklagandet till domstolen.

– Det ska skickas vidare så fort som möjligt, det här är inte acceptabelt, säger kommunjuristen Magnus Gjerstad som tidigare sagt till de ansvariga att kontaktuppgifterna borde lämnas ut.

Tekniska förvaltningen har nu lämnat ut dem till Frilagt.

När Frilagt i början av året försökte få kontakt med en av de berörda tjänstemännen, Stefan Alvedal som är avdelningschef för gata och trafik, meddelade kommunens kontaktcenter att varken direktnummer eller mejladress lämnades ut. Vi hänvisades till en gruppmejladress.

Lista med hemliga nummer

Det visade sig att kontaktcenter hade fått en lista över personer på tekniska förvaltningen med sekretessbelagda telefonnummer. Det gällde Stefan Alvedal och sex av hans medarbetare, Åsa Eriksson, enhetschef för parkavdelningen och hennes tre arbetsledare. När en arbetsledare slutade blev efterträdarens telefonnummer också sekretessbelagt. Sekretessen gällde alltså tjänsten, inte personen.

Motiveringen var att hotfulla medborgare ringt och haft synpunkter på bland annat snöröjning och gaturenhållning. Dessutom påstods att samtalen varit så många att de anställda hindrats i sitt arbete.

Frilagt förklarade i ett mejl till dåvarande förvaltningschefen Mats Svensson att vår uppfattning är att det inte är lagligt att hemlighålla numren till tjänstetelefonerna.

– Direktnummer till offentliganställda är i princip offentlig handling och det krävs betydligt mer för att sekretessbelägga än allmänna formuleringar om att medborgare ringt och varit hotfulla alternativt att telefonsamtal hindrar arbetet. Det finns andra sätt att hantera detta, skrev Frilagt.

Vi begärde samtidigt ett formellt avslagsbeslut för att kunna överklaga, om uppgifterna fortfarande inte lämnades ut.

Riskbedömning

Vi fick en riskbedömning om “Hot från medborgare via telefon”, daterad 15 februari 2023. Där listas risker med hotfulla samtal: de leder till stress och sjukskrivning hos medarbetarna, medarbetarna mår psykiskt dåligt, privatlivet påverkas, de sover dåligt, medarbetare slutar, hoten kan leda till dåligt bemötande mot andra medborgare och medarbetarnas dagliga arbete hindras när medborgare har direktnummer. Samma åtgärd ska lösa alla problemen: direktnummer och mobilnummer ska inte lämnas ut.

Mats Svensson skickade ett beslut om att avslå Frilagts begäran om utlämning av handling.

– I flera fall har de hotfulla telefonsamtalen och mailen varit så talrika att de kan liknas vid förföljelse, skriver han bland annat.

Irrelevant lagtext

Han hänvisar till ett lagrum som inte är relevant, 21 kapitlet 3 § i offentlighets- och sekretesslagen. Det handlar om sekretess för enskildas och deras anhörigas bostadsadress, telefonnummer och e-postadress – alltså inte telefon eller e-postadress i tjänsten.

Frilagt konstaterar i överklagandet, daterat den 18 mars, att flera rättsfall och JO-utslag säger att telefonnummer och e-postadresser till tjänstemän på myndigheter är offentlig handling. Personnummer och födelsedatum kan sekretessbeläggas hos en myndighet där personalen särskilt kan riskera att utsättas för våld eller annat särskilt men – dock inte tjänstetelefonnummer.

För att sådana telefonnummer inte ska lämnas ut krävs betydligt mer. Enligt kammarrättens dom i mål 5588-19 krävs att tjänstemannen har skyddade personuppgifter för att nummer till tjänstemobil inte ska lämnas ut.

Inte inkommet till domstolen

Tiden går utan någon sedvanlig återkoppling från kammarrätten i Göteborg. Den 6 maj frågar vi Mats Svensson om han hört något. Det har han inte.

Har du sett till överklagandet? Det har väl inte kommit bort?

– Nej, jag har sett det, säger han och försäkrar att det har hanterats, men förklarar att han inte har någon aning om vilka handläggningstider domstolen har.

Den 31 juli ringer Frilagt till kammarrätten för att höra hur det går med överklagandet. Svaret blir att det inte kommit in till domstolen.

– Det låter oroväckande, säger handläggaren.

Sekretess även på diariets telefonnummer

Det är kommunen som ska skicka överklagandet vidare efter att ha tagit ställning till om det kommit in i rätt tid. Frilagt försöker kontakta tekniska förvaltningens diarium för att fråga vad som hänt. Men direktnumret till den som arbetar i diariet under semestern är sekretessbelagt! Det visar sig i alla fall så småningom att överklagandet diarieförts.

Mats Svensson går efter sin semester över till en ny strategisk tjänst på kommunledningsförvaltningen. Nye tekniske chefen Alexander Hovander säger den 6 augusti till Frilagt att Mats Svensson ska förklara vad som hänt med överklagandet.

Nye chefen ändrar beslutet

– Den diskussionen har jag haft med Mats. Han kommer att svara dig imorgon bitti och då kommer du också att få ut namn, nummer och e-mail på de personer du har efterfrågat, säger Alexander Hovander.

– Det är precis som du skriver, det är inte privata utan det är offentliga nummer, konstaterar han.

Nästa dag hör Mats Svensson av sig via mejl.

– Efter samtal med min efterträdare Alexander Hovander har vi omvärderat förvaltningens tidigare beslut och skickar över begärda telefonnummer och mejladresser, skriver han.

Men Frilagt vill fortfarande veta hur det gick till när överklagandet försvann och ber honom att ringa och berätta samt skicka dokumentation. Två namn fattas dessutom, det är personer som slutat efter vår förfrågan och efterträdarna är inte med på listan.

Ber om ursäkt

Vi får de nya namnen och en mejlväxling där det, troligen av misstag, följer med ett mejl som visar att diariet lämnade överklagandet till Mats Svensson för vidare hantering. Men där blev det liggande.

Mats Svensson ber om ursäkt.

– Det var lite den mänskliga faktorn, säger han när han ringer upp några dagar senare.

– Jag har bommat det helt, haft för mycket att göra. Men det är viktigt att det blir rätt.

Han förklarar att han trodde att Frilagt också skulle skicka överklagandet direkt till kammarrätten.

Du har varit förvaltningschef i många år, har du inte hanterat andra överklaganden?

– Det har inte varit många. Jag har haft hjälp av nämndsekreterarna. Men det är mitt ansvar.

Mats Svensson minns att Frilagt tidigare frågat om han visste hur det gått med överklagandet.

– Jag reflekterade bara över att det var inkommet, säger han.

Möjligheten att överklaga är en viktig demokratisk rättighet, liksom att få ut offentliga handlingar.

– Vi får hoppas på bot och bättring och att efterträdaren har bättre koll än jag, säger Mats Svensson.

– Det kommer säkert att bli fel framöver också, men vi får försöka minimera det.

Alexander Hovander säger att personalen kan behöva utbildning.

– Vi får se över våra rutiner och hur det ska fungera. Vi kommer att påbörja det så fort personalen är på plats efter semestrarna, säger han.

– En överklagan ska alltid behandlas på rätt sätt, säger han.

Medarbetarna ska också svara i telefon

Ska medarbetarna nu också svara i telefon när ni lämnat ut deras direktnummer?

– Ja, utifrån möjlighet. Om de inte kan svara omedelbart får de återkomma.

Kan det finnas något skäl att aldrig svara i telefon?

– Nej.

”Måste känna till som chef”

Magnus Gjerstad kände till att tekniska förvaltningen inte ville lämna ut telefonnumren och mejladresserna till Frilagt.

– Jag sa som min uppfattning att de bör lämna ut dem om det inte är något direkt riktat hot om våld, säger han.

Han är förvånad över att överklagandet inte skickades vidare.

– Det är klart allvarligt, säger han.

Dessutom förklarar han att den nya förvaltningslagen kräver att överklagande ska skickas vidare till kammarrätten även om kommunen ändrat beslutet – som i detta fall.

Han är inte säker på att utbildning är lösningen.

– Vi har haft utbildning vid flera tillfällen om offentlighet och sekretess, överklagande med mera. Det är sådant man måste känna till som chef, säger han.

Han förklarar att mycket också finns på intranätet.

– Det går att hitta information om man vill. Om man är osäker får man fråga någon, till exempel mig. Det är helt onödigt att sånt här ska behöva hända, säger han.

Alexander Hovander hade för en vecka sedan ännu inte skickat vidare Frilagts överklagande. Han kände inte till att det behövs.

– Det här är hyfsat nytt för mig, säger han.

Berit Önell

Uppdatering 240919:
Kammarrätten i Göteborg har nu meddelat att överklagandet kommit in och frågat om Frilagt verkligen fått ut alla uppgifter. Eftersom vi har fått ut det vi begärt kan överklagandet avskrivas.