Diarieföringen fungerar fortfarande inte i Hässleholms kommun. Mark- och exploateringschefen Jakob Ruter (tidigare Tannerfalk) diarieförde inte sitt yttrande till länsstyrelsen den 26 oktober angående om musikpaviljongen skulle klassas som byggnadsminne – förrän Frilagt frågade efter det den 11 januari. Därför blev det svårt för allmänheten att få ut den offentliga handlingen, som låg till grund för länsstyrelsens bedömning att inte besluta om byggnadsminne.

– Minst sagt förvånande, säger tryckfrihetsexperten Nils Funcke om att mörkandet fortsätter i Hässleholm.

Enligt offentlighets- och sekretesslagen ska allmänna handlingar diarieföras så snart de inkommer eller upprättas hos en myndighet, som huvudregel samma dag.

4 000 icke diarieförda handlingar

Kommunen fick den 3 december allvarlig kritik av JO för bristande diarieföring, bland annat för att politiker och tjänstemän behöll känsliga handlingar på sina rum istället för att registrera dem, i syfte att förhindra att de blev offentliga. Enligt JO saknades grundläggande kunskaper och rutiner. Hårdast kritik fick tekniska avdelningen där över 4 000 icke diarieförda filer hittats.

Lovade åtgärder

Efter JO:s kritik lovade Lena Wallentheim att snabbt ta tag i problemen och se till att grundlagen följs.

Hanteringen av yttrandet om musikpaviljongen tyder dock inte på någon förbättring.

I yttrandet, som Frilagt fått via länsstyrelsen, redogör Jakob Ruter för de tidigare besluten kring musikpaviljongen och planerna för framtiden.

– Av Jakob Tannerfalks mejl framgår att kommunen har för avsikt att genomföra sina planer för området, förklarar Julia Cronqvist på länsstyrelsens kulturmiljöenhet.

Frilagt har tagit del av mejlväxlingen mellan kommunen och hässleholmaren och tidigare regionpolitikern Jerker Thorvaldsson (C ). Han vänder sig den 15 december till kommunen för att få klarhet i var hans fråga om att få ut handlingen hade tagit vägen. Han vill också veta vem som lämnat besked till länsstyrelsen om kommunens negativa inställning till byggnadsminnesförklaring och begär en kopia på hur beslut om yttrandet till länsstyrelsen fattats.

Thorvaldsson ringer till kommunikatören Lina Holmberg och mejlar sedan frågorna på nytt till henne.

Den 17 december meddelar Alexander Haglund, exploateringsingenjör på tekniska förvaltningen och handläggare för ärendet om musikpaviljongen, att han försökt svara Thorvaldsson, men inte kunnat eftersom mailboxen var full. Dagen därpå går det bra via Lina Holmberg och Thorvaldsson tackar för svaret.

– Men det var tyvärr inte svar på min fråga, skriver han.

Alexander Haglund skrev bland annat: ´´När det gäller byggnadsminnesförklaringen så är detta inte något kommunen har ansökt om, utan det är en privatperson som har gjort detta på eget initiativ. I det fall kommunen ville skydda byggnaden hade vi i första hand gjort detta i detaljplanen och i det fall vi ville ansöka om byggnadsminne hade vi skickat in en egen ansökan.”

Efterlyser formellt beslut

Jerker Thorvaldsson efterlyser den 18 december ett formellt kommunalt beslut på en formell ansökan om byggnadsminnesförklaring. Han påpekar att det inte sägs något i detaljplanen om hur kommunen ställt sig till en byggnadsminnesförklaring och att en ny fråga alltså uppstått. Han begär en kopia på svaret till länsstyrelsen.

Lina Holmberg svarar åter att han får ta kontakt med Alexander Haglund och meddelar att hon vidarebefordrar mejlet till honom.

Därefter händer ingenting förrän den 5 januari då Jerker Thorvaldsson åter mejlar Lina Holmberg och frågar hur svaret till länsstyrelsen diarieförts.

Vill inte prata med Frilagt

Frilagt söker förgäves Jakob Ruter på telefon, både måndag och tisdag. Han vill inte prata med Frilagt, trots uttrycklig uppmaning, utan skickar bara mejl. Han har även tidigare aviserat att han enbart vill kommunicera på mejl. Sent på måndag eftermiddag när han är på väg hem, undrar han vad vi har för fråga. Frilagt mejlar vad det gäller och ber honom ringa tillbaka, men får ett irriterat svar på mejl på tisdag morgon.

– Vi har försökt svara Jerker på hans mejl tre gånger, men hans mejlbox är full, detta även efter att vi ringt upp honom och bett  honom tömma den. Så nu skickar vi det postledes. Är det inte tillräckligt?

Han hävdar att mejlet till länsstyrelsen är diariefört och markerar att det även gäller mejlväxlingen med Frilagt. Men diariet meddelar att mejlet till länsstyrelsen lämnades dit först på måndagen, den 11 januari.

Fastighetsägare för kommunens räkning

Frilagts fråga om hur yttrandet förankrats besvarar han med att förklara att han agerar såsom fastighetsägare för kommunens räkning.

– Detta är förankrat i delegation, arbetsbeskrivning, anställningsavtal, politik och så vidare, skriver han och menar därmed  av allt att döma att sedvanliga politiska beslut om yttrande till andra myndigheter inte krävs.

Ruters svar leder till att Frilagt söker honom på nytt på telefon för att kunna ställa följdfrågor. Vid femtiden mejlar han att han precis lyssnat av sin telefon och hört meddelandet.

Besvikna på kommunen

– Nu går jag för dagen, men har du några kompletterande frågor så fixar jag det per mejl imorgon, skriver han.

Evert Storm, Leif Henningsson och Peter Alf, som ansökte om att paviljongen skulle bli byggnadsminne, har tagit del av Thorvaldssons mejlväxling och är besvikna på kommunens agerande.

– Det låter som att ärendet är mindre viktigt för att det bara är vi som privatpersoner som lämnat in ansökan, säger de.

Tryckfrihetsexperten Nils Funcke ser Jakob Ruters agerande som ett tecken på att kommunledningen inte tagit JO:s kritik på tillräckligt allvar.

– Men det får de väl göra nu, säger han.

Hans erfarenhet av att försöka få kommunala myndigheter att upprätthålla offentlighetsprincipen är att det är ett evighetsarbete.

– Men kritik från JO brukar åtminstone hålla i några veckor. Jag har aldrig hört talas om att en kommun får så här skarp kritik och så snart hamnar i samma hjulspår, säger han.

Han förutsätter att kommunledningen nu sätter ihop ett utbildningspaket och talar om för alla ansvariga vad som gäller.

Anständighetskrav svara i telefon

När det gäller att vara tillgänglig på telefon ser han också brister.

– Det är ingen lag att man ska svara på telefon, men det är ett anständighetskrav. Kommunledningen bör nog ta ett allvarligt resonemang med den här chefen om hur han uppträder gentemot allmänheten, säger han.

Kommunalrådet Mats Sturesson beskriver det som olyckligt att yttrandet om byggnadsminnesförklaringen inte diariefördes som det skulle.

– Det är klockrent att det här är en allmän handling som ska diarieföras, säger han.

Han förklarar att kommunledningen med anledning av JO:s kritik vill ha fler utbildningstillfällen om offentliga handlingar och diarieföring för både förtroendevalda och tjänstemän under våren.

– Jag vet också att tekniska förvaltningen lagt in särskilt fokus på diarieföringen i sin interna kontrollplan, berättar han.

Även övriga förvaltningar ska uppmärksamma diarieföringen i sin internkontroll och kommunledningen ska stämma av att det fungerar.

Sturesson ser ingen anledning att kommunledningen ska prata direkt med Ruter.

– Vi har en uppsiktsplikt och ska vägleda och hjälpa förvaltningarna, men vi har inte mandat att besluta utan de ligger direkt under kommunfullmäktige, säger Sturesson.

När det gäller att svara i telefon har han förståelse för att många tjänstemän har mycket att göra och kan vara svåra att nå, men betonar att kommunen enligt förvaltningslagen har skyldighet att hålla en viss nivå på service och tillgänglighet för allmänheten.

Lena Wallentheim, som befinner sig på konferens i Linköping, meddelar att hon fortfarande har samma inställning om att kommunen ska sköta diarieföringen på ett korrekt sätt. Hon berättar också att en halvdagsutbildning är planerad för kommunstyrelsen, samtliga presidier och tjänstemän.

Berit Önell

Läs tidigare artiklar i ämnet:
17/11 Frilagt bjöds inte till presskonferens
3/12 Allvarlig JO-kritik mot kommunens diarieföring
7/12 Wallentheim vill ta tag i diarieföringen