Hässleholms kommun diarieför fortfarande inte handlingar enligt grundlagens krav. Flera höga tjänstemän säger dessutom att de inte har hört talas om den allvarliga kritik som JO 2015 gav kommunledningskontoret och dåvarande tekniska avdelningen för bristande diarieföring.

Kommunstyrelsens ordförande Lars Johnsson (M) tror inte att lösningen är mer utbildning.

– Jag tror att vi har pratat så mycket om detta så att det borde vara tydligt vad som gäller. Vi ska följa regelverket. Det är inget fritt valt arbete, säger han.

Frilagts avslöjande den 29 juli om att tjänstemän på tekniska förvaltningen inte vill lämna ut offentliga handlingar har upprört många. Det gällde protokoll som inte diariefördes hösten 2014, trots att den stora JO-utredningen då pågick. Vissa äldre protokoll återfanns ändå, men långt ifrån alla. Exploateringsingenjör Karl Lahtela förklarar på ljudinspelningen som publicerades i Frilagt varför de handlingar som faktiskt fanns inte lämnades ut från början: “Vi kanske inte vill dela med oss av dem”. Avgående mark- och exploateringschefen Jakob Ruter säger att det finns mängder av protokoll som aldrig diarieförs.

Karl Lahtela känner inte till JO-kritiken mot Hässleholms kommun förrän Frilagt berättar om den. Det gör inte heller tillväxtchef Stefan Larsson.

Samma allvarliga brister fortsätter än idag. De har pågått trots JO-kritik, extra utbildningar för tjänstemän och politiker och byte till ett nytt ärendehanteringssystem som skulle underlätta diarieföringen.

En del ansvariga skyller när de blir påkomna på att det nya systemet är krångligt. Bland dem finns tekniske chefen Mats Svensson och kommunjuristen Magnus Gjerstad. Gjerstad har vid flera tillfällen diariefört handlingar både månader och år efter att de inkommit eller upprättats, trots att det ska ske skyndsamt, senast påföljande dag. Han var våren 2017 själv kritisk mot att ett stort antal handlingar på tekniska förvaltningen diarieförts flera veckor för sent och att personalens förklaring var problem med det nya ärendehanteringssystemet.

– Det kan vi inte skylla på, det ska fungera, sa han då.

Tryckfrihetsexperten Nils Funcke har flera gånger uttalat sig i Frilagt om den bristande diarieföringen.

– Kommunen har uppenbarligen inte tagit itu med det grundläggande problemet, att offentlighetslagstiftningen ska följas, sa han i april 2017.

Frilagt har nu en lång lista över handlingar som inte diarieförts alls eller långt senare än de skulle. Det är dock omöjligt att veta hur stor omfattningen är eftersom det är svårt att hitta handlingar som inte är registrerade. Bland de nyligen upptäckta finns avtalet med MEM Arkitekter om de lyxiga vindskydden vid Trädhuset på Hovdala, ansökningar till tjänsten som skolchef och riktlinjer för bland annat kommunanställdas bisysslor.

Enligt Lars Johnsson finns ingen ursäkt, varken för att inte diarieföra enligt regelverket eller för att inte vilja lämna ut offentliga handlingar.

– Att man inte vill är inget skäl. Sveriges grundlag gäller i Hässleholm liksom i resten av Sverige, säger han.

Att vissa handlingar kan vara känsliga är inte heller något argument för att inte diarieföra, vilket JO också slog fast 2015.

– Då får man diarieföra och sedan sekretesspröva, säger Lars Johnsson.

Han förklarar att han nu kommer att ta upp frågan på nytt med kommundirektör Bengt-Arne Persson.

– Jag kommer klart att prata med Bengt-Arne. Om det inte fungerar får vi göra en översyn, säger han.

Frilagt har sökt Magnus Gjerstad och Mats Svensson som båda fortfarande har semester och Bengt-Arne Persson som skulle vara tillbaka på torsdagen, men inte svarade och inte ringde tillbaka.

Berit Önell

Några exempel på bristande diarieföring från kommunledningsförvaltningen och tekniska förvaltningen:

* Avfall på kommunägd åkermark vid Hovdalavägen. Miljönämndens föreläggande om att städa bort allt synligt avfall från åkern, bland annat resterna av Stortorget från en tidigare centrumombyggnad kom till tekniska nämnden, som är fastighetsägare, 2017-03-29. Först den 19 april diariefördes det, samtidigt som städningen redovisades till miljönämnden.

* Våtmark på Hovdala. Magnus Gjerstad dröjde hösten 2017 i en och en halv månad med att diarieföra sin dialog med markägaren, det kommunala bolaget Hibab, om vem skulle hålla i utredningen om förutsättningarna för en våtmark på Hovdalaområdet. Kommunstyrelsens arbetsutskott fick inte heller någon information om vart ärendet tog vägen.

* Bjärnumskarnevalens ansökan om sponsorbidrag för 2018 nådde kommunen i mars, men diariefördes inte förrän i augusti. Beslut om avslag fattades dagen före arrangemanget. Tillväxtchef Stefan Larsson förklarade den sena diarieföringen med att han var ny på jobbet. I år har han bättrat sig och diarieförde en skrivelse om sponsorbidrag åtta minuter efter att den kommit in per mejl den 19 mars. Dock uppmanades arrangörerna göra en ny ansökan på särskild blankett. Denna inkom en månad senare, men något svar har efter tre och en halv månad ännu inte diarieförts trots att det nu bara är två veckor kvar till årets karneval.

* Ett utlåtande om ombyggnaden av stadshuset daterat 2018-07-02 diariefördes först efter mer än tre månader, 2018-10-25.

* Ett vitesföreläggande om energideklaration av byggnader, daterat 2019-02-22, ska ha kommit från Boverket till tekniska förvaltningen, men diariefördes på ekonomikontoret den 8 mars.

* Sökande till tjänsten som skolchef. Den 20 maj begärde Frilagt att få ut samtliga ansökningshandlingar till tjänsten som skolchef och fick åtta av dem samma dag. De var då inte diarieförda. Trots att alla ansökningshandlingar till tjänster hos myndigheter är offentliga handlingar och ska diarieföras meddelar personalkontoret att de bara registreras i det så kallade rekryteringssystemet tills hela rekryteringen är avslutad. Därefter diarieförs en sammanställning med de sökandes namn samt annonsen. I detta fall sker det den 3 juli. Först då framkommer att det är tio sökande. Två har kommit in efter ansökningstidens utgång den 16 maj och en av dem blir arbetsgivarens förslag innan rekryteringen avbryts på grund av oenighet.

* Nytt va-område i Röinge. Ett informationsbrev till fastighetsägare i Röinge om utökning av område för kommunalt vatten och avlopp diariefördes den 9 juli i år, nästan åtta månader efter att det daterats, den 18 november 2018, och mer än sju månader efter att fastighetsägarna skulle lämna eventuella synpunkter. Magnus Gjerstad skrev brevet.

* Riktlinjer från personalavdelningen diariefördes den 9 juli i år, men gäller sedan flera år tillbaka. Riktlinjer för bisyssla är den äldsta handlingen, mer än nio år gammal, daterad 2010-06-21. Dessa handlingar har enligt postlistan från diariet fått nytt ärendedatum, samma dag som de diarieförts.

* Uppdrag om va-planering i Hässleholms kommun 2017-2019. På grund av kritik från revisorerna för bristande styrning i va-planeringen skulle kommunledningskontoret leda ett arbete med att ta fram en va-plan och en va-strategi. Till projektledare utsågs dåvarande biträdande kommunchefen Charlotte Nygren-Bonnier som inte längre är anställd i kommunen. Handlingen upprättades i maj 2017, men diarieförs först efter mer än två år, den 10 juli i år. Magnus Gjerstad är handläggare.

* Avtalet med MEM Arkitekter om de lyxiga vindskydden vid Trädhuset på Hovdalaområdet var inte diariefört när Frilagt frågade efter det den 28 juni och har inte heller synts på postlistan sedan dess. Tillväxtavdelningen kunde dock lämna ut det. Det är daterat 2018-03-28, alltså ett år och tre månader tidigare.

Läs tidigare artiklar i ämnet:

2015-12-03 Allvarlig JO-kritik mot bristande diarieföring

2016-03-01 JO påminner kommunen om tidigare kritik

2017-04-28 Kommunen får inte strunta i diarieföringen

2019-07-29 Kommunen vill inte lämna ut offentliga handlingar