94 av det kommunala bolaget Hibabs fakturor under tiden 2020-2024, till ett värde av 3,5 miljoner kronor, följde inte gällande riktlinjer. Dessutom fanns risk för närståendejäv när en tidigare anställd hos Hibab hanterade direktupphandlingar hos Fasab där personen har ett nära släktskap till en av ägarna. Det visar utredningen från revisionsfirman Ernst & Young som nu är klar.

Utredningen beställdes efter visselblåsarlarmet om oegentligheter i samband med upphandlingar och misstankar om jäv hos både Hibab och Hässleholm Miljö. Larmet gällde enbart inköp från företag i Fasab-koncernen.

1 821 fakturor med ett sammanlagt värde på 13,5 miljoner kronor granskades. 118 fakturor på totalt 4,83 miljoner kronor saknade upphandlat ramavtal. Enligt Ernst & Young följde 94 av dessa inte gällande riktlinjer.

– Det finns betydande brister i Hibabs interna rutiner för inköp och upphandling, skriver Ernst & Young.

Den brist som blev känd direkt efter larmet var att Hibab har tecknat ett årligt avtal om fastighetsskötsel med Fasab under åren 2021-2025 utan att ta in anbud från flera leverantörer. Detta gäller 65 fakturor.

Hibab har inte haft rätt att göra avrop på Hässleholms kommuns ramavtal med Fasab om markarbeten sedan tidigare avtal upphörde i december 2020. Ändå har detta gjorts med 24 fakturor på totalt 1,86 miljoner kronor som följd. Enligt revisorernas intervjuer har varken Hibab eller Fasab varit medvetna om detta.

En direktupphandling har gjorts för byggtjänster där det saknas dokumentation på inhämtade anbud från flera leverantörer. Det gäller fem fakturor på totalt 708 000 kronor.

2022 direktupphandlade Hibab både bygg- och ventilationstjänster från Fasab Bygg, trots att ramavtal fanns med två andra bolag, ett för byggtjänster och ett för ventilationstjänster.

Rapporten konstaterar att direktupphandlingarna om fastighetsskötsel bröt mot lagen om offentlig upphandling. Hibab hävdade att beloppen årligen understeg direktupphandlingsgränsen på 700 000 kronor. Men revisorerna förklarar att bedömningen ska göras utifrån det totala belopp som förväntas under hela avtalets löptid.

Av rapporten framgår att bolaget håller på att upphandla bland annat fastighetsskötsel. Hibab får kritik för att detta inte prioriterades förra året på grund av hög arbetsbelastning.

En person som var anställd i Hibab under åren 2019-2023 gjorde direktupphandlingar för 5,2 miljoner kronor från Fasab där en närstående är delägare. Det handlar om 338 fakturor.

– Då det inte finns någon dokumentation av besluten kring dessa direktupphandlingar, går det inte att utesluta att direktupphandlingarna med FASAB avseende fastighetsskötsel skulle kunna utgöra närståendejäv, skriver Ernst & Young.

Enligt rapporten har Hibab inte följt direktupphandlingsreglerna i bolagets interna policy. Dokumentation saknas och konkurrensen brister eftersom anbud från enbart en potentiell leverantör har beaktats.

Diarie- och avtalssystemet ger inte tillräcklig insyn i vilka avtal som finns, vilket enligt revisorerna riskerar att leda till upphandlingar av tjänster som redan är avtalade. Bolaget saknar ett långiktigt strategiskt arbete kopplat till upphandling, där framtida behov kartläggs och utvärderas.

– Vi har tagit den här situationen på största allvar och har genomfört en djupgående granskning för att få en klar bild av eventuella brister i våra processer, säger Hibabs vd Kent Johannesson i ett pressmeddelande.

Ernst & Young ger en rad rekommendationer till Hibab, bland annat om återkommande utbildningar för chefer och beställare. En lättnavigerad avtalskatalog bör införas, det behöver säkerställas att interna riktlinjer om upphandingar följs noggrant och rutiner och processer för att undvika jäv stärkas.

Hibab lovar också i pressmeddelandet att åtgärder kommer att vidtas. Det innebär tydligare riktlinjer, utbildningar, förbättrad kontrollfunktion för att säkerställa att alla upphandlingar genomförs enligt lagstiftning och interna regler. Ett samarbete med kommunen har inletts för att tydliggöra insynen kring avrop på ramavtal.

– Vi är fast beslutna att säkerställa att all vår verksamhet bedrivs enligt lagens och etikens krav, säger Kent Johannesson.

Hibabs styrelseordförande Stefan Larsson (M) uttrycker i pressmeddelandet sitt fulla förtroende för bolagets ledning och dess förmåga att genomföra nödvändiga förändringar.

– Bolaget går stärkta ur den här situationen och kommer att fortsätta arbeta för ökad regelefterlevnad och transparens, säger han.

Berit Önell

Läs mer:

2025-01-30 ”Det finns brister”: Intern granskning även av Hibabs inköp

2025-03-06 Olaglig upphandling för 6,5 miljoner – ”i god tro”