Hässleholms kommuns upphandlingschef Simon Hjortenbrink försvarar att offerten på möblerna i stadshusets kafeteria i hast bytts ut till en som klarade upphandlingsreglerna.

– Det är som det brukar funka, säger Hjortenbrink.

Men Magnus Johansson, expert på offentlig upphandling och konkurrens på organisationen Företagarna säger att det är en allvarlig överträdelse att omförhandla en offert på det här sättet.

– Om det tillåts måste alla företag få samma möjlighet, säger han.

Han bedömer att kommunens agerande strider mot upphandlingsreglerna och framförallt mot likabehandlingsprincipen.

Ett antal företag är upphandlade i kommunens ramavtal och kan få uppdrag utan separat upphandling. Men det är inte fritt val hur som helst. Kommunen måste ha fördelningsnycklar för hur urvalet mellan leverantörerna ska göras. I det här fallet krävs också en förnyad konkurrensutsättning om kostnaden för det kommunen vill köpa inom ett avtalsområde överskrider 400 000 kronor.

Simon Hjortenbrink säger att det inte behövs eftersom offerten nu landat på 377 000 kronor.

Men den var ju på 430 000 kronor tills i fredags? Varför skaffade ni plötsligt en annan offert?

– Man diskuterar fram den slutliga offerten, säger han.

Om flera företag lämnar in offerter kan man väl inte bara ta en i högen och omarbeta den hur som helst?

– Jo, det kan man absolut göra. Det är de förutsättningar som gäller när det är under de här beloppsgränserna, säger han.

Men eftersom det var över 400 000 borde ni väl ha gjort en förnyad konkurrensutsättning?

– Nej. Där kan vara delar av offerten som inte är enligt vårt behov. Det som styr är den faktiska slutgiltiga summan.

– Hade de faktiska behoven legat över hade man fått göra en förnyad konkurrensutsättning.

I vilket läge anser du att det hade behövts en förnyad konkurrensutsättning?

– Hade det kommit in en offert på 600 000 kronor hade vi fått dra tillbaka vår förfrågan och göra en förnyad konkurrensutsättning istället.

Men det är 400 000 som är gränsen?

– Det var bara ett exempel. Om alla hade legat över 600 000 kronor hade det varit tydligt att det här inköpet överskrider 400 000 med råge.

– Vi har gjort en bedömning att det här anbudet var det bästa och sedan är det det som vi arbetat vidare med till den slutliga utformningen.

Simon Hjortenbrink anser inte att det spelar någon roll att både inventarierna och summan ändrats efter beslutet i kommunstyrelsens arbetsutskott. Offerten för gardiner på 67 000 kronor ingick inte heller i underlaget till kommunstyrelsens arbetsutskott.

– Beslutet är bara att man för över 500 000 kronor från driftsbudget till investeringsbudget.

– Det här är ju ännu billigare än det som lades fram där, säger han.

Lena Wallentheim (S) och Lina Bengtsson (M) verkar vara av samma uppfattning när de svarar Frilagt på sms under måndagseftermiddagen. Båda meddelar att de sitter i möte hela dagen och därför har svårt att ringa upp. De förklarar att de inte fått någon information om att nya offerter skulle tas fram.

– Det enda vi tagit beslut om är att omfördela pengarna i budgeten, vi har inte varit inne i detaljerna utan det hanteras av förvaltningen, skriver Lina Bengtsson.

Tycker du att det är ok om ni inte får information?

– Självklart ska vi få information och det brukar vi få, svarar hon.

Får inte prisförhandla med bara en

Magnus Johansson säger att en beräkning av avropets värde ska göras innan man går ut med förfrågan.

– Jag förstår att det kan vara svårt när det börjar tangera gränsen för en förnyad konkurrensutsättning. Det som skaver här är att de får inte prisförhandla hur som helst i offentlig upphandling. Hur kan det komma sig att man tillät en leverantör att förhandla om sitt pris så att det hamnade under 400 000? Om det tillåts måste alla leverantörer få samma möjlighet, det följer av likabehandlingsprincipen, säger han.

Det går alltså inte att bara utse ett företag och be att de lägger sig under gränsen och sedan tilldela dem avtalet.

– Då kan ju beställaren bara välja vilken leverantör man vill ingå kontrakt med. Så är inte alls tanken med det här systemet. Alla leverantörer som vann den här ramavtalsupphandlingen ska ges samma möjlighet att leverera.

– Att tillåta en prisjustering endast för en leverantör är ett tydligt brott mot likabehandlingsprincipen, säger Magnus Johansson.

Han förklarar att just när det gäller ramavtal får leverantörerna mindre insyn i urvalsprocessen än vid en regelrätt upphandling.

– Många beställare tycker att bara för att de har ett ramavtal kan de göra lite som de vill. Men de ska välja ut en leverantör som till bästa pris och bästa kvalitet kan leverera. De ska inte på förhand inleda en dialog med en leverantör som de vill kontraktera, säger han.

Kommunen kan däremot välja att inte beställa ljudabsorberande väggskärmar och lösa bullerproblematiken på annat sätt.

– Det beslutet kan ju kommunen fatta, men man kan tycka att det låter lite konstigt.

– Om de hade strukit det helt är hela avropet fel från första början för det var väl det man hade behov av, säger Magnus Johansson.

Att politikerna inte hade rätt underlag och visste vad pengarna skulle gå till vid beslutet om vilket konto de skulle tas ifrån är inte heller avgörande.

Kanske redan på förhand bestämt sig

Det stora problemet är omförhandlingen av offerten.

– Att utse en leverantör och förhandla med den för att få ner priset – nej, så får man inte göra. Det strider mot likabehandlingsprincipen framförallt. Den gäller för alla typer av upphandlingar från ax till limpa. Tillåter du en leverantör att förhandla ned priset så måste du låta alla andra som lämnat anbud vara med. Det är den största överträdelsen och det är en allvarlig överträdelse. Att man särbehandlar en leverantör, utifrån att man kanske redan på förhand bestämt sig att den vill vi ha, säger Magnus Johansson.

– Utan att känna till alla detaljer, det är det som gäller.

Berit Önell

Läs mer:

2024-10-13 Inköp av dyra möbler till stadshuset i strid med upphandlingsregler