Kommunalrådens beslut att köpa in nya möbler till stadshusets kafeteria för en halv miljon kronor motiveras med att arbetsmiljön ska förbättras genom ljuddämpande åtgärder. Men det stred mot upphandlingsreglerna. Offerten från Kinnarps, som låg i handlingarna inför onsdagens sammanträde, gällde möbler och ljudabsorbenter till en kostnad av 430 000 kronor exklusive moms. Inköpet skulle ske via tidigare upphandlat ramavtal. Men om värdet överstiger 400 000 kronor krävs en förnyad konkurrensutsättning. När Frilagt ställer frågor om varför det inte skett ändras offerten. Kommunens upphandlingschef Simon Hjortenbrink skickar på söndagskvällen en ny offert från Kinnarp på ett lägre belopp, daterad på fredagen. Ljudabsorberande väggskärmar ingår inte längre och en del möbler har bytts ut.

Kafeterian i stadshuset är till för att stadshusets personal och politiker ska kunna äta lunch och fika. Den drivs av både anställda och personer från daglig verksamhet. Arbetsmiljöronder har visat att det finns ett behov av ljuddämpande åtgärder eftersom ljudnivån är för hög. Sittplatserna är dessutom för få, cirka 65 stycken till cirka 200 anställda och förtroendevalda.

En grupp av tjänstemän på kommunledningsförvaltningen har tagit fram ett förslag på förbättringar. Det innebär nya möbler till drygt 70 sittplatser i kafeterian och flera mjuka soffgrupper i den så kallade lounge-delen utanför vigselrummet. Den dyraste möbeln i den ursprungliga offerten är en tresitsig soffa till lounge-delen för 24 800 kronor. Den är inte med i den nya offerten efter upphandlingschefens ingripande. Där har dyrare soffor bytts ut mot billigare. Slutsumman för möbler i den nya offerten blir 377 231 kronor plus moms.

Ljudabsorbenterna som kostade över 20 000 kronor är helt borta. Men en ny offert för gardiner och textilier har tillkommit. Den är daterad på torsdagen och var alltså inte heller med vid beslutet i kommunstyrelsens arbetsutskott. I den har något som heter ljudtavla lagts till. Denna offert landar på 66 860 kronor. Totalt blir det nya beloppet alltså 444 000 kronor. Men i den första offerten saknades gardiner och textilier.

Kommunen försöker av allt att döma kringgå upphandlingsreglerna genom att i efterhand dela upp kostnaderna. Gränsen på 400 000 kronor för förnyad konkurrensutsättning gäller per avtalsområde där möbler för lounger, matsalar, ljudabsorbenter med mera är ett. Gardiner, solskydd och hängande textilier är ett annat avtalsområde med en övre gräns på 250 000 kronor.

Kommunens hantering skapar många frågetecken. Övriga anbudsgivare har troligen inte kunnat lämna nya offerter på samma villkor och politikernas beslut fattades inte på rätt underlag.

Kommunen har också ett ramavtal för begagnade inventarier där man alltså kan köpa återanvända möbler med mera från andra leverantörer än den egna dagliga verksamheten Ge och Få.

Lyxfällan eller ansvar för arbetsmiljön?

Enligt beslutet i kommunstyrelsens arbetsutskott ska 500 000 kronor omdisponeras från årets driftbudget till investeringsbudget för att bekosta inköpen.

Oppositionsrådet Hanna Nilsson sa nej.

– Ett beteende som hör hemma i Lyxfällan, skriver hon i reservationen.

Det fick kommunstyrelsens ordförande Lena Wallentheim (S) och hennes parhäst kommunalrådet Lina Bengtsson (M) att gå ut hårt för att försvara de dyra möblerna.

– Sverigedemokraterna vill inte att våra omsorgstagare ska ha en bra arbetsmiljö, skriver de i ett “förtydligande” till media.

De förklarar att möjligheten att använda återbrukade inventarier från den dagliga verksamheten Ge och Få har uttömts.

– När det gäller ljudabsorberande material har dessa behövt köpas in via kommunens upphandlade avtal. De möbler som finns i kafeterian idag och är i bra skick går till Ge och Få för att kunna användas någon annanstans i kommunens verksamhet, skriver de.

De betonar att politikerna har ansvar för arbetsmiljön och att de tar sitt ansvar genom denna åtgärd.

Lina Bengtsson säger till Frilagt att de fått besked av tjänstepersonerna om att både bord och stolar ska vara ljuddämpade. Detta visar sig dock inte stämma utan det är enbart bordskivorna som är av ljuddämpande laminat.

Hon förklarar att de nuvarande möblerna är så gamla att de varit med sedan huset byggdes, det vill säga sedan 1971.

– De är också omklädda en gång, säger hon.

Tycker du inte själv att det här blir dyrt?

– Det är klart det är mycket pengar. Ofta när det gäller möbler till den här typen av verksamhet finns avtal som vi måste följa. Det är inte som att själv gå på Ikea. Men det är bra kvalitet och då är det lite dyrare.

Lina Bengtsson säger att flera offerter tagits in och att kommunen valt det billigaste. Men det stämmer inte. Det finns offerter från tre företag förutom Kinnarp och två av dem har lämnat lägre pris. AJ Produkter i Halmstad var billigast med 225 000 kronor, inklusive ljudabsorbenter.

Biträdande kommundirektör Amra Salihovic säger att Kinnarps offert valdes av andra orsaker än priset.

– Vi tyckte att det var de som bäst matchade, säger hon.

Hon beskriver de nuvarande möblerna som uttjänta. Dessutom vill man nu ha mer textilier.

– Speciellt gardiner och ljudabsorberande skivor är viktigt. Man kan ha åsikter om priset, men vi har avtal med ett antal företag. Alla har haft möjlighet att lämna offert, säger hon.

Hon menar att det är svårt att använda Ge och Få eftersom det handlar om att möblera en ganska stor yta.

– Däremot kan vi kanske komplettera med ljudabsorberande skivor därifrån. Men det har inte funnits något i dagsläget som vi kan använda, säger hon.

Hon betonar att inköpen kan göras inom befintlig budget. Överskottet i driftbudgeten beror bland annat på vakanser, sjukskrivningar och att budget för konsulttjänster inte kommer att användas fullt ut.

– Om vi hade haft ett läge där vi hade behövt äska pengar hade vi inte gjort det.

Hade ni inte varit tvungna att äska ändå om ni ska följa arbetsmiljölagen?

– Så småningom hade vi kanske behövt det, säger Amra Salihovic.

Upphandlingschef Simon Hjortenbrink vill på fredagen svara Frilagt på mejl, men återkommer inte förrän på söndagskvällen och då med helt nya uppgifter. Därför har vi inte kunnat ställa frågor om dessa.

Den enda av våra tidigare frågor som nu är relevant är varför kommunen inte använt sig av den delen av ramavtalet som avser återbruk.

– Kommunen anser på grund av utmanande planlösning, behovet av antal sittplatser samt behovet av ljuddämpande möbler att det bäst kunde lösas med nya möbler. Möblerna kommunen har idag i lokalen har varit där under många år och kommunen räknar med att kunna använda de nya möblerna minst lika länge, svarar Simon Hjortenbrink.

Berit Önell

Artikeln har tillfogats en rättelse. Det var AJ Produkter i Halmstad som var billigast i sin offert med 225 000 kronor exklusive moms, inklusive ljudabsorbenter.