– Så får de ju inte göra, säger Nils Funcke, sedan många år expert på bland annat grundlagens offentlighetsprincip, om att Hässleholms kommun lägger in vissa offentliga handlingar i ett system där de inte syns istället för att diarieföra dem.
Han betonar att det avgörande, oavsett tekniskt system, är vilken status varje enskild handling har.
– Om en handling är inkommen eller upprättad ska den vara allmän handling och diarieföras, säger han.
Det finns handlingar som inte är allmänna, exempelvis kan en promemoria som en tjänsteman skrivit fortfarande vara arbetsmaterial. Men i kommunens nya ärendehanteringssystem kan handlingar läggas in med statusen “under arbete” i väntan på att bli registrerade som allmän handling, alltså diarieförda. Sedan blir de aldrig diarieförda utan ligger kvar som arbetsmaterial. Frilagt har hittat ett antal sådana handlingar tack vare att vi sökt efter försvunna handlingar. Hur många det handlar om är svårt att veta eftersom de inte syns på postlistorna från diarierna.
ANNONS
– Faran med två såna här parallella system är att de kan missförstås eller missbrukas. Det krävs oerhört mycket kunskap för att verkligen göra rätt. Det åligger kommunen att utbilda och se till att alla som har hand om systemen kan dem utan och innan och vet vad som ska prickas som allmän handling och inte, säger Nils Funcke.
Han har inte hört talas om något liknande.
– Nej, det är klart att det förekommer allmänna handlingar i blandning med arbetsmaterial, men jag har inte hört att det registreras arbetsmaterial på det sätt som det verkar göras här, säger han.
Han förklarar att det i sig inte är något fel att sköta hela diarieföringen i ett elektroniskt system.
– Vi behöver inte återgå till bokhållarfasoner som i början på 1900-talet. Använd gärna modern teknik, men det vill till att hålla tungan rätt i mun, säger han.
Det är inte bara viktigt att offentliga handlingar inte hemlighålls, sekretessbelagda handlingar ska inte heller bli offentliga.
– Då blir det fel åt andra hållet. Alla system är sårbara. Även med reservoarpennan kunde det bli fel, men när det bara är att klicka i en ruta digitalt kan det vara större risk att bara sitta och mata på – och det finns missbruk också, säger Nils Funcke.
Han tycker inte att ett nytt system för diarieföring ska upplevas krångligt.
– Då har det inte blivit bättre. Då får de väl återgå till det gamla. Men i grunden handlar det om kunskap, vilja och tid. Sedan står och faller allt med hur den enskilde ser på sin uppgift, säger han.
Tjänstemän får inte säga att de inte vill dela med sig av offentliga handlingar, så som fallet var med protokollen från exploateringsmötena I Hässleholm.
– Det är ren obstruktion, säger Nils Funcke.
Även om kommunen ytterst har ansvaret för att diarieföringen fungerar har varje tjänsteman en skyldighet att skaffa sig kunskap för att kunna sköta alla sina arbetsuppgifter, inklusive diarieföring.
– I synnerhet på chefsnivå, säger Nils Funcke.
Han säger också att det inte är någon tvekan om att protokollen är allmänna handlingar. Att de kallas minnesanteckningar har ingen betydelse när ett stort antal personer från olika förvaltningar deltagit i mötena och ännu fler fått anteckningarna skickade till sig.
– De har samma status som protokoll, säger Nils Funcke.
Berit Önell
Nils Funcke är lärare, föreläsare och debattör. Han är adjunkt på journalistutbildningen JMK vid Stockholms universitet. Han har tidigare bland annat varit vd för Föreningen Utgivarna, utredningssekreterare i Yttrandefrihetskommittén 2009-2012 och utgivare och chefredaktör för tidningen Riksdag & Departement. Han har skrivit böcker om offentlighetsprincipen, etik, juridik och yttrandefrihet och tagit emot flera utmärkelser, bland annat Stora journalistpriset 2006.
Läs tidigare artiklar i ämnet:
2019-07-29 Kommunen vill inte lämna ut offentliga handlingar
