Hässleholms kommuns exploateringsavdelning vill inte lämna ut offentliga handlingar.

– Vi kanske inte vill dela med oss av dem, säger exploateringsingenjör Karl Lahtela till Linus Jepsson som begärt att få ut protokoll från exploateringsmöten där hans fastighet ska ha diskuterats.

Inför Frilagt förnekar Karl Lahtela att han sagt så, men Frilagt kan nu publicera en inspelning av hans samtal med Linus Jepsson.

Linus Jepsson ville ha protokoll från exploateringsmöten som hölls under andra halvåret 2014.

– Det påstås saker om min fastighet som är ren lögn och som nu valsar runt i korridorerna i kommunen. Det är ju allvarligt om det är sanktionerat av ledningen, de tycker uppenbarligen att det är rätt eftersom ingen bett om ursäkt. För att bevisa min sak måste jag ha ut handlingar, säger han.

Det handlar främst om att han blivit anklagad för att ha köpt huset framför näsan på kommunen som tidigare ville köpa alla fastigheter inom 300 meter från reningsverket, det så kallade inre skyddsavståndet. Eftersom han redan en gång tvingats riva ett hus på grund av skyddsavståndet ville han förvissa sig om att det inte skulle hända igen. Den tidigare ägaren till det nu aktuella huset frågade om kommunen ville köpa, fick veta att frågan skulle tas upp på ett exploateringsmöte och avvaktade svaret som blev ett nej.

– De sa nej på grund av att det inte fanns något beslut om skyddsavstånd, säger Linus Jepsson.

Flera månader efter köpet fick Linus Jepsson dock veta av mark- och exploateringschef Jakob Ruter att kommunen fortfarande ville köpa fastigheten trots att detaljplanen ännu idag inte är påbörjad.

Linus Jepsson tycker att det är skrämmande att beslut på möten där dokumentationen inte bevaras tydligen också kan ligga till grund för myndighetsbeslut.

– Åsikten att jag köpte huset trots skyddsavståndet var ett av skälen till miljökontorets beslut att säga nej till dricksvatten i ett yttrande till länsstyrelsen. Därför ville jag ha tag i protokollen nu, säger Linus Jepsson.

Hittade det som inte fanns

När han för en tid sedan frågade efter handlingarna fick han först besked av Mats Svensson att han skulle få dem, men sedan sa Jakob Ruter att det inte fanns några protokoll alls från exploateringsmöten. Därefter fick han ut tre protokoll via en tjänsteman i en annan del av kommunen. Inget är från 2014. Två är från 2011 och ett från 2012.

När han återkommer till Karl Lahtela, som svarar i föräldraledige Jakob Ruters frånvaro, säger denne först att protokollen inte kan lämnas ut eftersom de inte finns, men får då veta att Linus Jepsson redan har fått ut några.

– Då kan du sluta ringa hit, säger Karl Lahtela.

Men Linus Jepsson förklarar att han vill ha fler protokoll.

– Varför finns de inte när jag har dem?

Efter att ha försökt skylla på nya datasystem svarar Karl Lahtela att kommunen kanske inte vill dela med sig av dem.

Ett par dagar senare har exploateringsavdelningen hittat fyra protokoll till, som inte är identiska med dem som Linus Jepsson fått från annat håll. Två är från 2012 och två från 2013. Därefter meddelas han att det inte finns fler.

Frilagt får samma besked från exploateringsavdelningen.

Möten med stort antal medverkande

De aktuella handlingarna kallas minnesanteckningar, men är regelrätta protokoll från återkommande möten med ett stort antal medverkande personer från flera förvaltningar, kommunala bolag och privata elbolag. Ännu fler skulle få anteckningarna skickade till sig. Sådana protokoll är alltid allmänna handlingar som ska vara diarieförda. Av protokollet från januari 2013 framgår att ytterligare fem möten är planerade under det året, men bara ett protokoll är återfunnet. Ett dokument från januari 2015 drar upp riktlinjer för kommande möten.

– Det har hänt för länge sedan, innan jag började jobba här, säger Karl Lahtela till Frilagt.

Han förnekar först att han sagt att man inte ville dela med sig av protokollen, men tystnar när han får veta att han är inspelad.

Varför sa du förut att det inte fanns några protokoll alls?

– Det var vad jag hört av mina kollegor, säger han.

Han förklarar att han hittat protokollen i en mapp som heter ”Exploateringsgruppen” i sin dator.

Tekniske chefen Mats Svensson säger att protokollen från exploateringsmötena skulle ha varit diarieförda och arkiverade. Han kan inte förklara hur detta kunde missas just hösten 2014 – samtidigt som en stor utredning om bristande diarieföring på hans kontor pågick efter JO-anmälan från undertecknad.

Extra personal sattes in och över 4 000 icke diarieförda filer hittades. Kritiken från JO, som kom 2015, var skarp. Slutsatsen var att det fanns stora brister i avdelningens sätt att registrera allmänna handlingar och att tjänstemän och politiker medvetet underlåtit att diarieföra för att vissa handlingar inte skulle bli offentliga. Kritiken gällde även kommunledningskontoret där tekniska avdelningen då ingick.

– Idag borde det vara bättre, men det nya diariesystemet har också brister. Det är ibland svårt att hitta handlingar, säger Mats Svensson.

Han berättar att två studenter från en arkivutbildning i Lund anställdes sommaren 2018 för att bara plocka in handlingar i arkivet och diarieföra.

– Vi har ett enormt informationsflöde, därmed inte sagt att det är försvarbart att inte diarieföra, säger Mats Svensson.

Han stod själv på listan över personer som skulle få protokollen.

– Men jag räknade med att det var Jakob Ruter som handläggare som diarieförde, säger han.

Ruter har meddelat Mats Svensson att det inte finns fler protokoll än de nu utlämnade. Ingen av dem har någon förklaring till att bara dessa sparats.

Mats Svensson försäkrar att det inte finns något beslut om att slänga handlingar.

– Nej, det är absolut inte tillåtet att slänga handlingar som ska diarieföras, säger han.

Han håller med om att det borde gå att få fram alla protokollen och lovar att titta en gång till, men återkommer inte.

Jakob Ruter hade som mark- och exploateringschef en ledande roll på exploateringsmötena, åtminstone från mars 2013, men vet inte heller vart protokollen tagit vägen.

– Jag hittade inte dem i min burk, säger han.

Kan mötena ha blivit inställda eller är protokollen bortslarvade?

– Jag minns inte, men vi slutade ha exploateringsmöten för vi tyckte inte att de gav något, säger han utan att kunna precisera när det skedde.

Diafördes inte protokollen?

– De är nog inte diarieförda. Det finns mängder av protokoll som aldrig diarieförs, säger han.

Då blir de väl svåra att hitta?

– Det kan ha bidragit till att vi inte hittat dessa, men inte generellt, det tror jag inte. Jag vill minnas att vi ändå inte tog upp den här frågan på de mötena, säger Jakob Ruter.

Istället tror han att saken diskuterades på ett avdelningsmöte som inte protokollfördes. Han hävdar att han avrått den tidigare ägaren från att sälja till någon annan än kommunen på grund av skyddsavståndet och att han även sagt detta till Linus Jepsson.

Jakob Ruter säger samtidigt att han ville vänta med att köpa in fastigheten och att det var fastighetsägaren, inte kommunen, som tog kontakt.

– Men det är jättelängesedan. Skyddsavståndet är aldrig fastställt i detaljplan och förvaltningarna har olika syn på det, säger han.

Han säger att fastighetsägare i området idag inte har någon rätt till inlösen.

– Däremot om det blir en ny detaljplan kan den tvinga oss att köpa fastigheterna till ett marknadsmässigt pris.

Berit Önell

Lyssna på Linus Jepssons inspelning här:

Fakta
Diarieföring och offentliga handlingar

Rätten till insyn i myndigheters verksamhet är en grundläggande demokratisk rättighet. Myndigheter ska underlätta allmänhetens möjlighet att få tillgång till allmänna handlingar.

Allmänna handlingars offentlighet regleras i grundlagen tryckfrihetsförordningen och i offentlighets- och sekretesslagen . Handlingarna ska registreras utan dröjsmål, det vill säga diarieföras, så snart de kommit in till eller upprättats av en myndighet. Icke sekretessbelagda handlingar kan hållas ordnade på annat sätt än genom registrering, men myndigheten måste bestämma sig för ett slags hantering av sådana handlingar. Utlämnande av allmänna handlingar på plats ska ske genast eller så snart det är möjligt. Om kopior av handlingar begärs ska de lämnas ut skyndsamt, enligt praxis samma dag som begäran eller dagen därpå.